一、会务管理
1、会务管理人员:
会务服务组隶属后勤服务中心设备部。办公电话:86105531
会务负责人: 高雷 18953282375
会务服务人员:于冉 18561880083 李洋 18754285421
2、会议室管理范围:
综合实训楼901会议室 923会议室 1002会议室
报告厅 艺术厅
二、会议室管理员的职责
(1)负责会议室的管理与使用。每天做好各部门对会议室、报告厅、艺术厅的使用需求进行登记,并协助合理调配,确保其高效运转。
(2)负责会议室卫生管理。每天必须彻底清理会议室卫生,使其保持环境良好清新整洁,每学期对会议室窗帘、座套进行清洗2次。
(3)做好会议服务。开会前,要按时开关门,调试好会议室各种设备;做好会议值守;会议结束后,清点会议室物品,随时关闭门、窗和全部设备设施电源。
(4)及时做好设备设施检查、维护和报修工作,确保设备设施正常运转。
(5)注意个人仪容仪表,礼貌礼节;做好与其他部门的沟通工作。
(6)完成学院交给的其他任务。
三、会务服务要求
1、统一着装,仪表整洁,会前30分钟到岗。
2、做好会前准备。每次开会前,保持会议室桌椅必须摆放整齐,室内干净、卫生、安静、舒适,备好会议室相关设施设备(如空调、电灯、音响、话筒等)。
3、做好会后事宜。每次会后,清点会议室物品,每天对门窗、桌椅、设备进行卫生清理消毒。
4、做好设备维护。及时维护、维修会议室设施设备。
5、注意设施设备安全。每次开会完毕,关好门窗,关闭电源。
6、根据会议安排无论在上班期间还是其他时间开会,必须到岗保障会议顺利进行。
四、公共会议室使用登记表
公共会议室使用登记表
使用部门(盖章):
使用会议室名称:
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使用时间:
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参加人数:
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活动内容:
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使用设备:贵宾厅,投影仪,会议麦克,无线麦克,演讲台
(需要使用在下面划√)
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会议责任人:
联系方式:
部门负责人:
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相关部门意见:
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相关部门意见:
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后勤服务中心意见:
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