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综合服务  
 
会议服务
2017-06-20 10:03  

                       

一、会务管理

1、会务管理人员:

会务服务组隶属后勤服务中心设备部。办公电话:86105531

会务负责人:  高雷   18953282375

会务服务人员:于冉  18561880083    李洋  18754285421

2、会议室管理范围:

综合实训楼901会议室     923会议室       1002会议室

报告厅     艺术厅

二、会议室管理员的职责

1)负责会议室的管理与使用。每天做好各部门对会议室、报告厅、艺术厅的使用需求进行登记,并协助合理调配,确保其高效运转。

2)负责会议室卫生管理。每天必须彻底清理会议室卫生,使其保持环境良好清新整洁,每学期对会议室窗帘、座套进行清洗2次。

3)做好会议服务。开会前,要按时开关门,调试好会议室各种设备;做好会议值守;会议结束后,清点会议室物品,随时关闭门、窗和全部设备设施电源。

4)及时做好设备设施检查、维护和报修工作,确保设备设施正常运转。

5)注意个人仪容仪表,礼貌礼节;做好与其他部门的沟通工作。

6)完成学院交给的其他任务。

三、会务服务要求

1、统一着装,仪表整洁,会前30分钟到岗。

2、做好会前准备。每次开会前,保持会议室桌椅必须摆放整齐,室内干净、卫生、安静、舒适,备好会议室相关设施设备(如空调、电灯、音响、话筒等)。

3、做好会后事宜。每次会后,清点会议室物品,每天对门窗、桌椅、设备进行卫生清理消毒。

4、做好设备维护。及时维护、维修会议室设施设备。

5、注意设施设备安全。每次开会完毕,关好门窗,关闭电源。

6、根据会议安排无论在上班期间还是其他时间开会,必须到岗保障会议顺利进行。

四、公共会议室使用登记

公共会议室使用登记

使用部门(盖章):

                           
 

使用会议室名称:

 
 

使用时间:

 
 

参加人数:

 
 

活动内容:

 
 

使用设备:贵宾厅,投影仪,会议麦克,无线麦克,演讲台

 

 

 

 

(需要使用在下面划

 
 

会议责任人:

 

联系方式:

 

 

部门负责人:

 

 
 

相关部门意见:

 

 

 
 

相关部门意见:

 
 

后勤服务中心意见:

 

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